Автор статьи: Дементьева Наталья

Автоматизация  предприятий общественного питания, партнер Консалтинговой компании для рестораторов KULAKOVA&PARTNERS

Наша компания работает в ресторанном направлении уже много лет. И тема автоматизации учёта является довольно избитой на рынке HORECA. Почему избитой? Всё просто, все знают об автоматизации бизнеса, но лишь немногие ведут его осознанно. 

С ресторанами мы работаем с 2005 года, постановкой учёта занимаемся уже 5-ый год. Ежедневно мы проводим по 30 аудитов в iiko по системе автоматизации и правильности ведения управленческого учёта. Нами давно была обнаружена такая тенденция – в системе автоматизации в лучшем случае 10% рестораторов, с которыми мы сотрудничаем, его ведут.

Конечно же, навязать правильность ведения учёта мы не можем. Но мы всегда даём рекомендации о том, как улучшить сложившуюся ситуацию.

Когда мы задаём вопрос собственнику, у которого нет учёта, или который находится на старте открытия: «Вам важно в оперативном режиме видеть цифры вашего ресторана? Цифры, на которые можно повлиять в текущий момент?». Если ответ положительный, тогда мы рассказываем о системе iiko (это инструмент ведения учёта), которая становится неотъемлемой частью бизнеса при правильном использовании, позволяя оперативно видеть цифры в том числе в мобильном телефоне.

Для того чтобы оперативный учёт начал работать, недостаточно просто подключить iiko или какую-либо другую систему, необходимо назначить ответственных. 

У каждого блока учёта должен быть сотрудник, который своевременно на ежедневной основе будет вносить корректную информацию в систему автоматизации. 

Разберём ниже пример распределения ответственных.

За ведение товарно-складского учёта должен отвечать бухгалтер-калькулятор, который будет вносить:

• накладные
• технологические карты
• делает списания
• инвентаризацию.

За финансовый учёт отвечает собственник, управляющий или финансовый менеджер:

• прибыльность предприятия
• выручка
• начисления заработной платы
• актуальные расходы за фудкост, маркетинг и продвижение
• прочие расходы со сторонними контрагентами.

Этот человек должен отвечать за все расходы, кроме товарно-складского. Его задача — контроль оптимальных расходов в ресторане. 

Главный бухгалтер отвечает за своевременную сдачу отчётности в налоговые органы. 

Когда учёт ведётся регулярно, когда за это отвечают конкретные люди, только тогда собственник сможет контролировать в онлайн-режиме все цифры. А также своевременно влиять на показатели в настоящем времени, а не тогда, когда месяц закончился. 

Частая ситуация в ресторанах без правильного учёта и автоматизации. Наступает 15-е число текущего месяца, а собственник только увидел показатели прошлого месяца. Месяц закрыт, расходы не отследили, что-то изменить уже не можем.

Когда же все цифры по расходам и доходам в системе обновляются каждый день, тогда собственник в любой момент сможет войти в систему и увидеть текущие расходы и баланс. 

Ресторан был открыт в Московской области, оборот составлял в среднем 10 млн руб. в месяц. Оборот хороший, но нет дохода. Кроме того, каждый месяц в ресторан приходилось инвестировать по 1,5 млн руб., которые никак не окупались. Собственник обратился к нам с просьбой помочь. 

Мы провели аудит финансовой модели и обнаружили, что в ресторане завышенные расходы по фонду оплаты труда, которые составляют 47% к выручке предприятия и завышенный фудкост, который составлял 37%. 

Все цифры вносились в систему автоматизации несвоевременно, но и собственник даже не смотрел цифры.

Начали разбирать, что же входит в эти 47% по оплате фонда труда и выяснили, что в этом ресторане много директоров: по подбору персонала, отдела маркетинга, службы безопасности, директор ресторана и так далее. И у всех немаленький оклад и отсутствует какая-либо система мотивации. 

Как минимум директор ресторана должен быть заинтересован в результатах работы ресторана, увеличении прибыли и росте клиентской базы. А здесь сложилась ситуация, что директору не важно развитие ресторана, ведь он получает свои деньги. 

Мы дали рекомендации, как оптимизировать структуру в ресторане. Проделав работу согласно нашим рекомендациям, удалось вывести ресторан в +500 тыс. руб., но для собственника этого было недостаточно и в итоге проект в конце прошлого года закрыли.

Подводя итог, для успешного внедрения автоматизации бизнеса необходимо:

1. подобрать систему автоматизации
2. назначить ответственных за ведение ежедневного учёта в системе
3. отслеживать регулярно показатели и вовремя реагировать на негативные изменения.

Благодаря такой системе собственник всегда будет в курсе дел своего бизнеса, а учёт будет доступен как на ладони.

Если вы уже пользуетесь учетной системой iiko, то контролировать основные показатели поможет наш Лемма.Дашборд.

Управляйте рестораном с помощью цифр. Следите за основными показателями заведения со смартфона, ноутбука или планшета онлайн. Дашборд помогает растить выручку и избегать потерь.

Хотите попробовать? Напишите нам!

Связаться с нами 

Автор кейса: Наталья Дементьева

Компания ЛЕММА

Автоматизация ресторанов на платформе IIKO