Автор статьи: Дементьева Наталья
Автоматизация предприятий общественного питания, партнер Консалтинговой компании для рестораторов KULAKOVA&PARTNERS
Наша компания работает в ресторанном направлении уже много лет. И тема автоматизации учёта является довольно избитой на рынке HORECA. Почему избитой? Всё просто, все знают об автоматизации бизнеса, но лишь немногие ведут его осознанно.
Зачем бизнесу нужна автоматизация?
С ресторанами мы работаем с 2005 года, постановкой учёта занимаемся уже 5-ый год. Ежедневно мы проводим по 30 аудитов в iiko по системе автоматизации и правильности ведения управленческого учёта. Нами давно была обнаружена такая тенденция – в системе автоматизации в лучшем случае 10% рестораторов, с которыми мы сотрудничаем, его ведут.
Конечно же, навязать правильность ведения учёта мы не можем. Но мы всегда даём рекомендации о том, как улучшить сложившуюся ситуацию.
Когда мы задаём вопрос собственнику, у которого нет учёта, или который находится на старте открытия: «Вам важно в оперативном режиме видеть цифры вашего ресторана? Цифры, на которые можно повлиять в текущий момент?». Если ответ положительный, тогда мы рассказываем о системе iiko (это инструмент ведения учёта), которая становится неотъемлемой частью бизнеса при правильном использовании, позволяя оперативно видеть цифры в том числе в мобильном телефоне.
Реализация
Для того чтобы оперативный учёт начал работать, недостаточно просто подключить iiko или какую-либо другую систему, необходимо назначить ответственных.
У каждого блока учёта должен быть сотрудник, который своевременно на ежедневной основе будет вносить корректную информацию в систему автоматизации.
Разберём ниже пример распределения ответственных.
За ведение товарно-складского учёта должен отвечать бухгалтер-калькулятор, который будет вносить:
- накладные
- технологические карты
- делает списания
- инвентаризацию.
За финансовый учёт отвечает собственник, управляющий или финансовый менеджер:
- прибыльность предприятия
- выручка
- начисления заработной платы
- актуальные расходы за фудкост, маркетинг и продвижение
- прочие расходы со сторонними контрагентами.
Этот человек должен отвечать за все расходы, кроме товарно-складского. Его задача — контроль оптимальных расходов в ресторане.
Главный бухгалтер отвечает за своевременную сдачу отчётности в налоговые органы.
Когда учёт ведётся регулярно, когда за это отвечают конкретные люди, только тогда собственник сможет контролировать в онлайн-режиме все цифры. А также своевременно влиять на показатели в настоящем времени, а не тогда, когда месяц закончился.
Частая ситуация в ресторанах без правильного учёта и автоматизации. Наступает 15-е число текущего месяца, а собственник только увидел показатели прошлого месяца. Месяц закрыт, расходы не отследили, что-то изменить уже не можем.
Когда же все цифры по расходам и доходам в системе обновляются каждый день, тогда собственник в любой момент сможет войти в систему и увидеть текущие расходы и баланс.
Случай из практики
Ресторан был открыт в Московской области, оборот составлял в среднем 10 млн руб. в месяц. Оборот хороший, но нет дохода. Кроме того, каждый месяц в ресторан приходилось инвестировать по 1,5 млн руб., которые никак не окупались. Собственник обратился к нам с просьбой помочь.
Мы провели аудит финансовой модели и обнаружили, что в ресторане завышенные расходы по фонду оплаты труда, которые составляют 47% к выручке предприятия и завышенный фудкост, который составлял 37%.
Все цифры вносились в систему автоматизации несвоевременно, но и собственник даже не смотрел цифры.
Начали разбирать, что же входит в эти 47% по оплате фонда труда и выяснили, что в этом ресторане много директоров: по подбору персонала, отдела маркетинга, службы безопасности, директор ресторана и так далее. И у всех немаленький оклад и отсутствует какая-либо система мотивации.
Как минимум директор ресторана должен быть заинтересован в результатах работы ресторана, увеличении прибыли и росте клиентской базы. А здесь сложилась ситуация, что директору не важно развитие ресторана, ведь он получает свои деньги.
Мы дали рекомендации, как оптимизировать структуру в ресторане. Проделав работу согласно нашим рекомендациям, удалось вывести ресторан в +500 тыс. руб., но для собственника этого было недостаточно и в итоге проект в конце прошлого года закрыли.
В заключение
Подводя итог, для успешного внедрения автоматизации бизнеса необходимо:
- подобрать систему автоматизации
- назначить ответственных за ведение ежедневного учёта в системе
- отслеживать регулярно показатели и вовремя реагировать на негативные изменения.
Благодаря такой системе собственник всегда будет в курсе дел своего бизнеса, а учёт будет доступен как на ладони.
Если вы уже пользуетесь учетной системой iiko, то контролировать основные показатели поможет наш Лемма.Дашборд.
Управляйте рестораном с помощью цифр. Следите за основными показателями заведения со смартфона, ноутбука или планшета онлайн. Дашборд помогает растить выручку и избегать потерь.
Хотите попробовать? Напишите нам!
Оставить комментарий
Вы должны быть авторизованы для комментирования.